コールセンター代行
SERVICE

コールセンター運用代行
(インバウンド)

さまざまな業界に精通したスタッフが
自社運用を超える応対品質で業務を代行

豊富な実績とノウハウを持つ当社が業務設計から構築・運営に至るまで企業様のコールセンター業務をトータルサポートいたします。

コールセンター設置の目的や、業務委託などをヒアリングし、スムーズにコールセンターの構築・オペレーションが行えるよう、要件定義や業務フローなど運営に必要な業務を設計します。

コールセンター運用代行(インバウンド)業務でこんなお悩みはありませんか?

  • 業界・商材が特殊なため、
    業界に精通した経験豊富な
    信頼できる外注先に対応を
    してもらいたい…

  • 売上規模拡大に伴って、
    平日・営業時間のみの
    自社コールセンター業務では、
    オペレーターの対応が
    しきれなくなっている…

  • 繁忙期と閑散期がはっきり
    しており、自社独自の運用
    では、人件費などに無駄が
    発生しており、効率化を
    図りたい…

  • お客様対応をメールや
    チャットなどのチャネルにも
    対応したいが、システムの
    ノウハウがない…

  • 外注先のコールセンターに
    問題があり、切り替えを
    したいが、スムーズに
    切り替えができるだろうか…

会社が抱える
コールセンター業務の課題を
日本トータルテレマーケティングが解決します。

コールセンター運用代行
(インバウンド)の特長

1

業種業界を問わないコールセンター運用代行実績

業種業界を問わない
コールセンター運用代行実績

弊社はテレマーケティングのアウトソーサーとして、1983年から創業。
各種ソリューション導入実績が1,000社以上。業界やBtoB、BtoCを問わず数多くの支援実績から貴社ビジネスの成功をサポートします。

2

24時間365日の運営体制にも対応

24時間365日の運営体制にも
対応

24時間対応はもちろん、土日・祝日などご希望の曜日・時間帯にも柔軟な対応が可能です。自社運用よりも柔軟に人員の増減も可能となり、利便性・コスト面でメリットのあるご提案が可能です。

3

繁忙期、閑散期における柔軟な対応

繁忙期、閑散期における
柔軟な対応

在宅オペレーション、複数拠点の利用により、繁忙期、閑散期における柔軟な対応を行うことが可能です。自社コールセンターでは難しい人員の最適化を実現します。

4

マルチチャネルに対応したサポートサービス

マルチチャネルに対応した
サポートサービス

時代の変化やお客様のニーズに合わせて、電話だけでなくメールやチャットなどあらゆるチャネルに対応します。必要に応じて貴社に最適なツールのご提案を行い、コールセンター業務の課題を解決します。

5

コールセンター(インバウンド)構築は最短1カ月で切り替えもスムーズ

コールセンター(インバウンド)構築は
最短1カ月で切り替えもスムーズ

現在のコールセンターの課題を創出・発見し構築・運用するまでのプロセスを明確化し、業務設計のご支援を行います。

サービス

新規受注対応

新規受注対応

新規注文のご連絡に対して、お客様に満足して商品をご購入していただくために、迅速・正確・丁寧な応対を行います。アップセルやクロスセルも通販に精通した日本トータルテレマーケティングならではの品質で対応します。
また、状況に応じてシェアード対応も可能です。

カスタマーサポート

カスタマーサポート

当社内に蓄積されたナレッジを基に、企業様のニーズに寄り添ったカスタマーサポートを運用し、顧客満足度向上を実現します。

テクニカルサポート

テクニカルサポート

カスタマーサービスよりも更に技術的な知識をもってお客様のお問い合わせやトラブル対応を行うサービスです。製品知識や技術が必要な商品/サービス窓口の運用を支援します。

受注管理

受注管理

通販及び直販の受注受付や商品予約のお問い合わせ対応をします。
サイトでの注文が困難な方などからのお問い合わせで売上アップが見込めます。

コールセンター運用代行(インバウンド)の
立ち上げ・構築フロー

日本トータルテレマーケティングなら
最短1カ月で立ち上げ・構築を実現!

  • コンセプト設定
    1

    コールセンター代行
    (インバウンド)の
    コンセプト設計

    まず初めに、コールセンターを立ち上げる目的・ゴール(KGI)を設定します。
    なぜコールセンターを立ち上げるのか(目的)、どのような課題を解決するのか(ゴール)を明確に定義することが重要です。
    コールセンター設置の目的は、受注管理の窓口拡大や、カスタマーサポート、テクニカルサポートの設置による顧客満足度の改善など多岐にわたります。
    目的やゴールは1つとは限らないので、自社の目的とゴールをしっかりと検討することが必要です。

  • 現状調査と課題の明確化
    2

    現状調査と課題の
    明確化

    現状調査は基本的には既存のコールセンター業務に対する現状の把握と課題の洗い出しを行いますが、たとえコールセンターを設置していなくても、外部からの問い合わせに対して回答する機能は企業の中のどこかにあるはずです。
    STEP.1で設定した目的やゴールを達成する為に、「運用プロセス」「マネジメント」「組織・管理体制」「オペレーター人材育成」「システム」の観点から、課題を洗い出します。
    コールセンターのリプレイス(お切り替え)を検討の場合には、今後のサービスの改善のための、特に重要な作業です。

  • プロセス設計
    3

    プロセス設計

    STEP.2で洗い出した「運用プロセス」「マネジメント」「組織・管理体制」「オペレーター人材育成」「システム」の5つの観点から詳細なプロセスについて検討していきます。
    複数の視点で業務プロセスを想定・検討することで、臨機応変な対応が可能になります。
    決めた業務プロセスがうまく運用できているか客観的な視点で判断ができるように、KPI(中間目標)も設定します。

  • 構築
    4

    構築

    調査・設計が完了しましたら、実際にコールセンターの構築を行います。
    構築する主なものとしては、「システム」「業務フロー」「教育体制」の3つです。
    具体的には、ネットワーク設備や通信インフラに関する「システム」、実際に業務を行うオペレーターや管理者などコールセンター運用に携わる全員が可視化できるための「業務フロー」、品質向上・均質化を行う為の「教育体制」の3つがコールセンター立上げの柱となります。

コールセンター運用代行(インバウンド)の見直しのポイントとは?

現在のコールセンター委託先で、下記のような問題がある場合には切り替えの余地があります

コールセンターの
スキル・モチベーション

コールセンターのスキル・モチベーション

KGI/KPIを長期間達成できていない

提出物の期限を守らない

報告内容やレポート内容が薄く、十分なフィードバックを受けられていない

追加の施策など改善提案を受けられていない

コールセンターの
管理体制

コールセンターの管理体制

セキュリティ事故が頻発している

定められた稼働数を順守できていない

研修時間を確保できていない

他部署と十分に連携できていない

コールセンターの
お客様対応品質

コールセンターのお客様対応品質

センター起因のクレームが多い

応対品質が悪い

お客様情報の共有が不十分

コールセンター運用代行(インバウンド)を成功させるポイントとは?

コールセンターの立ち上げは、細かな作業の連続のため、思わぬところでつまずくこともあります。
スタートしてしまってからでは途中で中止することが難しいため、
プランニングの段階で検討を重ねて、先の見通しを立てておくことが大切です。

  • 予算にあった規模のシステムを考える

    予算にあった規模のシステムを考える

    コールセンターを構築する際に、初期費用や運用コストがどれくらいになるのか、見通しを立てておくことが重要です。大規模なコールセンターや充実したシステムを設置したくても、予算が無ければ適切な設備や人員の確保は難しいでしょう。捻出可能な予算を見ながら、必要なシステムを考えることが必要です。

    コールセンターを充実させて、顧客満足度を向上させたいという企業は多いですが、高度なシステムを多く導入しようとすれば、当然予算はかかります。コールセンターは企業と顧客を繋ぐ貴重な窓口です。実際には入電が少ないケースも考えられるので、まずはシステムよりも人件費に予算の多くを投入するのも良いでしょう。

  • ニーズに寄り添ったチャネルを用意する

    ニーズに寄り添ったチャネルを用意する

    コールセンターを立ち上げる際は、なるべく多くのチャネルを用意すると、多くの顧客とつながるチャンスが増えます。近年は、コールセンターの利用は電話だけに留まりません。電話に加え、以下のようなツールも多く活用されています。

    ・メール
    ・チャット
    ・SNS
    ・SMS
    ・メッセージアプリ

    各チャネルの利用率は、顧客の年齢や性別によっても大きく異なるため、自社のターゲット層や顧客ニーズにマッチしたチャネルを用意するのがポイントです。

コールセンター運用代行(インバウンド)
品質へのこだわり

NTM品質のこだわり

私どもコールセンターが提供しているのは、サービスという目に見えない無形の商品です。それを多数のオペレーターが提供するため、品質に「ばらつき」が起こりやすくなります。このばらつきをなくして、品質を一律に平準化していく取り組み全てを品質管理と位置付けており、専門企業として当たり前のパフォーマンスを提供し続けることだと捉えています。
こうしてつくられる品質の土台を、私どもはNTM品質と呼んでいます。
私どもは価値共創パートナーとしてこのNTM品質の上にクライアント企業様の求める価値を積み上げていく努力をしていきます。

研修制度について

【基礎編】【応用編】に分けて、研修を実施しており、【基礎編】は、全オペレーターが受講必須として、実施しています。
基礎スキルを体得し、NTMスタンダード品質の基盤を固めます。

研修制度について

入社

STEP01

入社日情報保護研修

個人情報や機密情報の適切な取扱いについてeラーニングシステムを用いた研修で学びます。理解度の確認テストも実施します。

業務研修

STEP02

入社日基礎研修

NTM登録講師が、対面で実施します。会社概要・コンタクトセンター基礎知識トークマナー・話し方など、トレーニング型の研修でNTMスタンダードの基本を身につけます。

着台
テスト

STEP03

着台テスト

入社日基礎研修と業務研修を完了したオペレーターには着台テストを実施して、業務におけるミニマムスキルの習得状況を確認します。電話応対の基礎的なスキルやシステム操作、各業務ごとの知識やルールの理解度などが盛り込まれており、すべての項目に合格したオペレーターが着台デビューします。

デビュー

スキル
アップ

STEP04

OJT(※ On The Job Training)

着台デビュー後はOJTによってインプットした知識をアウトプットできるように知識を定着させていきます。

表彰・資格制度について

  • 登録講師制度

    トレーニングスキルを有する管理者を育成する制度です。管理者の育成スキル向上により、応対品質改善の速度UPに貢献しています。

  • マイスター制度

    安定した高いパフォーマンスを提供しているオペレーターを、「マイスター」に認定します。マイスターはオペレーターの手本となります。

  • チーム賞

    毎月チームの応対品質向上において効果的な改善活動を行ったチームを表彰します。

  • 個人賞

    毎月高い応対品質を発揮しているオペレーターを表彰します。

  • ビューティーアンバサダー資格

    社内表彰制度・美容部門にて優秀賞を受賞したオペレーターが約6ヶ月間の美容専門研修プログラムを受講。プログラム修了後、社内試験に合格したオペレーターが認定される社内資格です。
    高いカウンセリング力でお客様一人ひとりのお悩みに対する提案や、使い続けることの利点を魅力的にお伝えして解約阻止にも貢献しています。

  • ビューティーエバンジェリスト資格

    約1年間に及ぶ美容専門プログラムを修了し、一般社団法人日本コスメティック協会のスキンケアマイスター・コスメマイスター資格に合格した管理者が認定される社内資格です。
    認定後はオペレーター向けの美容知識の教育研修コンテンツを作成し、フィードバックや勉強会を通して高いコンサルティング力をアウトプットできるオペレーターを育成します。

セキュリティ体制
(個人情報保護)

アウトソーサーとして、下記項目を“全拠点・全業務標準として”運用を行っており、1983年の設立以来、
1,000社以上のお客様の業務を運営し、情報漏洩の事例はございません。

プライバシーマーク取得・更新

プライバシーマーク
取得・更新

No. 10861135

カード認証による入室管理

カード認証による
入室管理

カードを持った社員のみが入室可能です。

インフラシステム部員による有人監視

インフラシステム部員
による有人監視

監視を行い、緊急時はトラブル解決を行います。

COPC基準に基づいた設計

COPC基準に
基づいた設計

コンタクトセンターの設計/運用の品質基準です。

カメラによる監視

カメラによる監視

すべての入退室場所にCCDカメラを設置しています。

ネットワークの冗長化

ネットワークの冗長化

音声通信/データ通信を行うNWを冗長化セキュリティを担保しています。

私物持ち込みの禁止

私物持ち込みの禁止

携帯電話などの記録機器は持ち込めません。休憩スペースロッカーを使用し最低限の私物をクリアバッグで持ち運びます。

PC端末のセキュリティ対策

PC端末の
セキュリティ対策

一括アカウント管理/ウイルス対策を施しています。

UPS(無停電電源装置)の活用

UPS(無停電電源
装置)の活用

停電時などに最低限の電源を確保し業務を継続することが可能です。

サーバルームの一元管理

サーバルームの
一元管理

限られた社員のみが入られるエリアです。

メールのセキュリティ対策

メールの
セキュリティ対策

SSLによるサーバ通信の暗号化/サーバでのバックアップが可能です。

定期的な内部監査/社員教育

定期的な内部監査/
社員教育

定期的な内部監査や社員教育を行い、社員の意識を監理しております。

導入事例

コンタクトセンター運用代行(インバウンド)関連コラム

よくある質問

Qクレーム対応は二次対応まで依頼できますか?
はい。可能です。
通常は一次対応までを業務範囲としておりますが、ご相談の上、二次対応(コールセンター完結型)も対応可能でございます。まずは、お気軽にご相談くださいませ。
Qキャンペーン期間など、忙しい時期だけお願いできますか?
はい。可能でございます。
キャンペーン事務局代行、例えば5日間だけのスポット対応なども柔軟に対応しておりますので、まずはお問い合わせくださいませ。
Q定期的な報告・改善提案やミーティングはありますか?
はい。ございます。
月1回の定例会を開催し、数値・課題・改善を報告させて頂いております。